C’è chi considera le riunioni uno strumento utile di lavoro e chi le ritiene solo una perdita di tempo. È evidente come l’esito di un meeting dipenda da una serie di variabili che, in molti casi, possono essere pianificate e conosciute a monte. Ma quali sono i motivi per cui questi incontri possono rivelarsi un buco nell’acqua e uno spreco di tempo?

Se si prova a fare un’analisi della semantica dell’ordine del giorno, ci si renderà conto della ricorrenza di parole e concetti astratti che, oltre rendere poco chiaro l’obiettivo dell’incontro, avranno come risultato la condivisione di una quantità risibile di informazioni. Senza considerare il tempo richiesto a ciascuno dei partecipanti per prepararsi all’incontro, col rischio peraltro, che una riunione generi un’altra riunione, con imprevedibili gemmazioni. Poi, un elemento che va sempre messo nel conto, è la presenza di almeno un perditempo che non si farà scappare l’ occasione, nel migliore dei casi, per dis-articolare frasi senza senso, a scapito di tutti i presenti.

Sfortunatamente le riunioni hanno una programmazione che somiglia a quella delle trasmissioni televisive, spesso a causa dei software, che non consentono di programmarle con flessibilità, per cui ci si ritrova impegnati in appuntamenti della durata minima di mezz’ora laddove potrebbero bastare anche pochi minuti.

Quando ci ferma a ragionare sul reale costo di una riunione, ci si renderà conto che è impressionante.

Immaginiamo di programmare un meeting a cui abbiamo intenzione di invitare dieci persone. Moltiplicando la durata della riunione per il numero di partecipanti, si vede come le ore di produttività impiegate sono dieci o più, se si considera il tempo che si impiega a passare, mentalmente, da un’attività ad un’altra.

Se sia opportuno impegnare tante ore di lavoro dipende, chiaramente, dai casi. Ma bisogna essere consapevoli dei costi che hanno, altrimenti si corre il rischio, come nel caso sopra descritto, che si trasformino immediatamente in passività, piuttosto che in vantaggi.

Pensate al tempo che state impiegando e chiedetevi se realmente ne vale la pena.

Se decidete di fare una riunione, cercate di rendere i vostri meeting produttivi, attenendovi a queste semplici regole:

  • Impostate un timer: quando suona, la riunione è terminata. C’è un tempo per ogni cosa.
  • Invitate il numero minore di persone possibile.
  • Definite sempre un’agenda chiara.
  • Iniziate con un problema specifico.
  • Mettete in evidenza le questioni concrete e suggerite sostanziali opportunità di cambiamento.
  • Concludente con una soluzione e nominate qualcuno responsabile di implementarla.

Non mancano in rete proposte e decaloghi, come in questo blog, che suggeriscono come non sprecare tempo e puntano l’accento anche sull’importanza della concentrazione. E ne parla anche Repubblica. A ben guardare, l’attenzione è una forma di energia e, come scrive Luca De Biase, “viene da fonti rinnovabili ma è in ogni caso scarsa e limitata”. Per questo motivo occorre usarla con discernimento.

Se non si ha tempo di organizzare una riunione, gestire la convocazione dei partecipanti, coordinare i rispettivi impegni e così via, provate a considerare l’idea che c’è qualcuno che può farlo per voi: l’Assistente personale di Amelya. Chiamate il numero verde 800-136052 e chiedete informazioni a Marina, la persona che si dedica all’accoglienza dei nuovi visitatori.

Guendalin Beta

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